【敏捷会议】指南
- 一家公司会不会开会，决定了该公司的竞争优势
- 一家公司开会的效率，决定了该公司全面业务的效率
==== 效率篇(E) ==============
📌
开会成本如盘点，人人时间都值钱。(E1)
缩短会议是责任，确保人人都在线。(E2,E3)
决策推荐七人内，区分旁听与陪绑。(E4,E5)
与会人员有权利，无关无话说再见。(E6)
E1.成本高
- 成本的算法是：会议成本＝每小时平均工资×3×2×开会人数×会议时间（小时）。
- 公式中平均工资所以乘3，是因为劳动产值高于平均工资；乘2是因为参加会议要中断经常性工作，损失要以2倍来计算
E2.短会好
- 大部分讨论会议时长建议1小时内，如为每日状态团队同步会议，建议15分钟内
E3.要在线
- 预期超过2小时，主持人可每1-1.5小时建议一次5-10分钟的休息，确保每个人状态在线
E4.限人数
- 不同会议人数建议不同。超过人数可能会拖延时间，形成扯皮和责任分散
- 头脑风暴：参会者是安全的天马行空的观点贡献者：10人以内
- 头脑风暴黄金规则二条(渣男渣女)：数量比质量更重要；你不必为说过的话负责
- 头脑风暴的主持人负责最后的收敛和萃取
- 讨论决策，要求参会者是负责任的观点输出者：7人以内
- 进度汇报：例如日会、周会；目的了解进度、风险、协作要求。根据相关性确定阶段人数
- 可以按需求进人退人
- 发布宣导：少量人输出，其他人主要接收。不限人数
- 头脑风暴：参会者是安全的天马行空的观点贡献者：10人以内
E5.定人选
- 可旁听
- 旁听的目的是该会议能为列席旁听者有贡献，至少对该旁听者是有较直接帮助的
- 不陪绑
- 陪绑是无意义的参会，即你不能为会议做贡献，会议也不能为你做贡献
- 尤其避免：某些人“仅围观”其他人的反复研讨的漫长（15分钟以上）中间过程
- 更高效
- 围观会议（介于旁听和陪绑之间）似乎能够起到信息分享作用，但浪费巨量的时间
- 为了节省大家的时间而减少讨论会议的人数后，团队的信息分享通过wiki、文档、飞书群、宣导型会议等更高效的方式来达到信息分享
- 优雅的“临时拉人”
- 事前没有预约/知情，会议开到中段，拉某人进来。这种情境需要降低，但无法完全避免
- 临时拉人，原在会议的人，有义务暂停原有讨论，首先用30-120秒，简单主动向一脸懵逼的新入会者说明：
- S-“我们正在讨论什么，进展到哪里”
- T-“为什么临时拉你入会”
- A-“希望你提供什么帮助”
- R-“可能需要占用你多长时间”
E6.可离会
- 本着“相关性”和“少而精”的原则，会议中的每个人都应该是（并能感受到自己是）会议的一份子
- 在讨论会议（即不是宣导会议）中，参会者如经超10分钟判断，感觉自己和本会议内容无关，或者没有意见可以贡献，那么有权提出离开这个会议，去做更重要的事情
==== 内容篇(C) ==============
📌
提前约会是礼貌，长会至少早一天。(C1)
首先明确角色人，背景信息早预见。(C2,C3)
自信/完整/结构化，需求未清可查验。(C4,C5,C6,C7)
可视同屏记要点，跟进明确定时间。(C8,C9,C10)
C1: 提前约
- 预计20分钟内的短会或工作配合需求，可以直接找聊
- 案例辨析：
- 上述情况不用预约确认，直接电话对方就好
- 为什么？对方当下没空怎么办？
- 怎么更高效——一句话讲完：
- 梁老师，你有5(or15)分钟时间吗？我和xx想就xxx项目的报价问一下你的意见
- 当然你看到日程表当下正在会议中，则应该预先约
- 上述情况不用预约确认，直接电话对方就好
- 每个人都有自己的工作节奏，为避免干扰
- 预计20-60分钟会议，尽量至少提前1小时预约
- 预计60-120分钟会议，尽量至少提前半天约
- 预计120分钟以上的长会，尽量至少提前一天约
- 用好飞书的日程表！
- 其中客户会议：高效使用【CLT_客户会议】日历的要求
C2: 定角色
如果参会者对角色人有任何含糊不清的，应界定/要求界定：
- 责任人Owner：为会议目标、过程、结果的成功负责任
- 主持：Q流程，把控讨论节奏，氛围管理、控制跑题
- 秘书：头脑风暴/讨论决策的会议，务必明确秘书。
- 在wiki会议中秘书可以轮流担任，或者同时担任。
- 过程中着重信息记下，逻辑整理及错别字可以延后
C3: 给背景
- Owner有义务（或请相关人员）事前做好会议准备
- 背景信息靠事前文本阅读，以便于会议中直接谈核心问题
C4: 有自信
- 不模糊/不拖沓：知之为知之，不知为不知
- 给观点时，我们可以说自己：不清楚、暂时不清楚、没意见、没答案、暂时没答案、不置可否 etc。
- 但我们不需要“泥”/“油”（小心翼翼、畏缩、吞吞吐吐 etc）。
- 发言的目标是：清楚的让他人知道你的想法（没有想法也是一种清晰的状态）而不是让人家感觉听君一席话，如听一席话
- 少用虚拟语态，尤其在内部开工作会议时：
- 虚拟语态的确有礼貌，但也可能是不自信:P， 且可能浪费时间
C5: 说完整
- 提出新提案或者给予“反对”或“担忧”反馈，应给出上下文及祈使句：
例如：仅提出【格式再斟酌一下】是不够明确和完整的，
可以这样提出：【请再斟酌一下格式，我建议这样：XXX，因为YYY】；
或者【请再斟酌一下格式，因为XXX，我暂时没有好的办法，需要YYY的帮助】
C6: 结构化
- 大多数情况采取结构化思维 方式进行表达，以更快让参会人了解你的观点，例如STAR法：
- S-Situation: 上下文（如客户需求、行业竞争、风险等）
- T-Task: 目标、预期结果是什么（我们要实现什么）
- A-Action: 我们做的工作
- R-Result: 结果是什么，和预期是否有差距
C7: 可查验
每一次发言，其实都是满足发言人的四种需求之一（或组合）
如果发现发言者表述不清（发现他不在一个频道上），主持人应这样澄清查验发言者的需求（其他参会者也可这样澄清查验）：
请问，你的需求是什么？是分享一个信息，还是要求分享一个信息，还是要求谁的一个行动，还是主张一个规则？ 一般来说，经过这样的提问之后，一个逻辑尚未厘清的发言者，能更好的重新组织自己的意见，并能够较好的段落化。
这是我们能够互相提供的极好帮助，不用担心对方恨你，其实对方会感谢你
C8: 人员可视化
- 远程参加10人以内的内部会议，尤其HomeBase，必须音视频入会（持续打开摄像头）
- 临时不方便是可以暂时关闭，但内部会议常态持续打开摄像头是公司办公要求
C9: 内容可视化
- 汇报者/讲述者应尽量有屏幕演示，帮助全体参会者无歧义理解
- 会议记录链接（把已有信息先植入内容/链接）提前建好，发给内部参会者参与记录
- 讨论决策会议中，会议秘书全程投屏撰写中的会议记录，参会者可及时确认或直接补充撰写
- 口语指代要清晰
- 口头语句避免使用代词（他、她、它、这个、那个），避免远程理解错误
- 可以用直接人名、缩写
- 同屏显示时，可以用左边、右边、上面、下面、中间， 等
C10: 记录并跟进
- 会后梳理好会议记录，包括错别字修改、逻辑理顺、对toDo安排在文档里@责任人。如有可复用新知（方法论等）分拣总结到相应的wiki等
- 内部会议用飞书wiki记录，但如有外部企微人员参会，务必用企微文档做记录
- 责任人跟进：对于落地工作需要明确时间点（责任人可以在被@的后面增加时间点）
==== 心态篇(M) ==============
📌
团队合作心态暖，开诚布公来思辩。(M1)
阻止观点惹人厌，攻击动机更避免。(M2)
长会结束可checkout，点赞感谢和道歉。(M3,M4)
人人遵守互督促，敏捷高效看得见。(M5)
M1: 暖心+直接
绝对坦率包含个体关怀和直接挑战：
- 个体关怀
- 一个人对另外一个人是真心诚意地关怀，还是虚情假意，相信每个人都可以很容易地分辨出来。个体关怀应该真的关心对方的终极目标，你尊重和关心对方心底里面最重要的价值点
- 直接挑战
- 挑战本身对人是有好处的，人如果没有挑战，也就没有进步，因为所有东西都会非常稳定，你也没有什么需要去改进的，没有什么需要去变化的，也就没有成长的空间了
- 《绝对坦率》的案例：如果你同事的拉链没有拉
- 你将怎么和ta互动？
M2: 不挑战动机、不怀疑本质
我们不接受“有人就有江湖”的放弃治疗的观点， ChatTech首先是一个文化简单纯净的公司，然后才是业务成功的公司。
- 基于信任关系，我们推崇，每个人都是人格平等和观点安全的好人。 任何动机和本质，在本组织内都应首先为信任为“良好”的，除非其本人首先自我承认不是。
- 组织的任何成员，感受到了同伴对于自己动机（故意使坏）、质疑本质（是个坏人）的言行，都可以/应该询问：“请问刚才你是在质疑我的动机/本质吗？”。被此询问的人，应正面回应并双方对此达成上下文的一致。保证每个人的高度心理安全感。
M3: checkout/反馈
- 2小时以上会议结束时，主持人可要求每个人一句话check out评价本次会议。
- checkout可以是点赞、感谢、道歉等，你对这个会议或者参会者的评价，这也是帮助我们下一次会议开的更好的办法。
- 如果会中如果你认为某个同伴很棒，也不要吝啬你的表扬。
M4: 接纳情绪
- 每个正常的人都会有情绪，尤其当意见不被认同时。
- 自己有情绪时
- 我们推崇奈飞式的“成年人文化”（见参考：奈飞文化手册 ），认同每个人都是自己情绪的负责人，别人不需要对我自己的情绪负责任。
- 我可以表达自己情绪，但不借由情绪去针对他人或放大观点/行为。
- 他人有情绪时
- 不否定他人情绪的合理性，并可体谅他人情绪。
- 如果他人需要时间自己处理情绪，给与他人时间去先处理好情绪再回到业务问题讨论。
- 如果对方需要我们帮助处理情绪，我们能提供及时的帮助。
M5: 互督促
高效沟通应该成为我们的团队持久习惯。
没有人是完美的，互相督促和共同进步是快乐的。
我们组织内部的共同目标是：高质量的决策，低成本的交易。